职位名称:行政助理

公司名称:深圳市全顺时装设计有限责任公司

工作地点:深圳市南山区汉京国际大厦19A

职位描述:

办公室管理：

确保公司办公室设施设备的正常运转，提供员工所需的工作环境和资源。

管理办公用品和设备的采购和库存管理，保持办公室的整洁和有序。

团队协调与领导：

管理行政团队，指导和监督行政助理、前台接待等职员的工作。

制定工作计划，安排工作任务，确保团队协调合作，完成工作目标。

人力资源支持：

协助人力资源部门进行招聘、面试和员工入职流程，维护员工档案和记录。

处理员工离职手续，如终止合同、离职清单等。

文件和档案管理：

管理公司文件和记录的归档、整理和保管，确保文件的安全性和易于检索。

协助法务事务，处理合同、文件授权等。

日常行政事务：

处理公司日常行政事务，如接收电话、信件、电子邮件，回应询问等。

协助安排会议、培训和活动，确保会议室和资源的预订和准备。

预算和支出管理：

协助制定和管理部门预算，监控行政支出，确保开支控制在预定范围内。

处理发票、账单和报销申请，确保支出记录准确。

政府法规遵从：

确保公司遵守相关法规、政策和法律要求，准备并提交必要的报告和申请。

协助处理许可证和审批事宜，保证公司的合法运营。

沟通与协调：

与其他部门合作，协调行政事务与公司各项业务活动的衔接。

为员工提供支持，解答问题，协助解决日常工作中的问题。

应急响应：

处理突发事件和紧急情况，采取适当措施保障员工的安全和公司财产。

绩效评估与改进：

设定行政绩效指标，跟踪和评估团队表现，提供反馈和培训机会。

提出改进建议，优化行政流程和工作效率。